Sämtliche Bewegtbilder (Videos) inklusive Live-Pressekonferenzen und Streamings sind mit der LWL-Presse- und Öffentlichkeitsarbeit vor einer Veröffentlichung im Internet abzustimmen (Tel.: 0251 591-4406, oeffentlichkeitsarbeit@lwl.org). Es wird geprüft, ob die journalistischen und technischen Standards, die Standards der Barrierefreiheit und die CD-Vorgaben eingehalten sind.

Von der Abnahmepflicht ausgenommen sind:

• die auf Bildung und Vertrieb ausgerichteten Produktionen oder die als Begleitmedien zu LWL-Ausstellungen produzierten Bewegtbilder des LWL-Medienzentrums für Westfalen
• Gebärdensprachvideos, die ein Hilfsmittel darstellen
• bis zu 60-sekündige Video- und Fotosequenzen (Instagram-Storys etc.). 
• gestreamte fachliche Inhalte wie Online-Seminare, -Vorträge, -Fachgespräche, -Interviews etc.

Bis auf die genannten Ausnahmen sind Bewegtbilder (Videos) der LWL-Presse- und Öffentlichkeitsarbeit in der Regel drei Arbeitstage vor der geplanten Veröffentlichung vorzulegen. Wenn die LWL-Presse- und Öffentlichkeitsarbeit nicht in einer angemessenen Zeit (in der Regel innerhalb von 72 Stunden) reagiert, gilt das als Zustimmung. Sollte bei Ausstellungseröffnungen oder anderen Projekten wegen der kurzfristigen Finalisierung diese Frist nicht einzuhalten sein, sind andere Vorabsprachen zu treffen.

Alle Bewegtbilder (Videos) inklusive Live-Pressekonferenzen und Streamings müssen mit einem Abspann sowie einem Absenderhinweis während des Films/Streamings und Inserts zu Personen versehen werden. Siehe Muster unten.

Der Abspann entfällt bei Gebärdensprachvideos, die ein Hilfsmittel darstellen und unmittelbar den übersetzenden Inhalt anzeigen sollen (zu den Regelungen für Gebärdensprachvideos siehe hier).

Ebenso benötigen bis zu 60-sekündige Video- und Fotosequenzen (Instagram-Storys etc.) keinen Abspann. Zu den CD-Regelungen für Social Media-Posts siehe hier.

Darüber hinaus sind die Hinweise zum Umgang mit Bewegtbildern, die Hinweise zur Barrierefreiheit und zur Untertitelung zu beachten.

Für Live-Pressekonferenzen gelten die folgenden Sonderregelungen und Empfehlungen.

Die Live-Pressekonferenz ist vor Veröffentlichung bei YouTube zu planen.

• Es ist eine Thumbnail für YouTube zu erstellen mit Informationen zur Pressekonferenz (Thema, Datum, Uhrzeit, Protagonisten, Interaktionsmöglichkeit, E-Mail-Adresse, an die journalistische Fragen gerichtet werden sollen). Bei der Thumbnail ist das folgende Layout einzuhalten:

Im Falle einer Live-Übertragung oder der Notwendigkeit einer Text-Tafel müssen Standbild-Hinweise dem dargestellten Muster entsprechen. Die Hinweise sollten im Format 1920 x 1080 Pixel eingeblendet werden und lediglich schriftliche Informationen enthalten. Diese werden in der Hausschrift Frutiger 77 Bold und 55 Roman gesetzt und in Textkästen positioniert. Größere Titel können auch ohne Textkasten platziert werden, hierfür steht zusätzlich die Hausschrift ITC Stone Serif Medium zur Verfügung. Der Hintergrund kann mit einem Bildmotiv oder einem Verlauf in LWL-Farben ausgestattet werden.

Für die Einblendung ist die individuell anpassbare Vorlage zu nutzen.

Download: InDesign-Vorlage Standbild-Hinweis

Es dürfen nur Bild- und/oder Tonaufnahmen (Fotos, Videos, Podcasts) verwendet werden, für die der LWL das Nutzungsrecht nach Kunsturhebergesetz (KunstUrhG, kurz KUG) hat und bei denen kein Copyright verletzt wird. Ebenso dürfen Name, Alter und Interviewaussagen nur dann genannt werden, wenn hierzu das Einverständnis der Betroffenen vorliegt.
Geklärt sein muss:

• ob die Ton- und/oder Bildaufnahmen verwendet werden dürfen und in welchem Umfang. Das Nutzungsrecht muss in der Regel mit der Urheberin/dem Urheber vertraglich geregelt sein, v. a. bei LWL-externen Personen.
• dass ein Bildnachweis mit namentlicher Nennung der Urheberin/des Urhebers erfolgt. Regelung beim LWL: „Foto: LWL/Mustermann“.
• dass Einwilligungserklärungen der abgebildeten Personen vorliegen. Fotografierte oder gefilmte Personen haben ein „Recht am eigenen Bild“. Sofern sie nicht als Personen öffentlichen Interesses gelten (z. B. Prominente), können sie ein Verbot bzw. Beschränkungen der Weiterverbreitung geltend machen. Darum empfiehlt es sich, durch eine Einwilligungserklärung zu bestimmen, in welchem Zusammenhang das Bild oder Video verwendet werden darf und für wie lange. Dafür ist das rechtlich geprüfte Formular des LWL, das der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entspricht, zu nutzen.

Diese Muster-Einwilligungserklärung finden Sie hier zum Download und zum Anpassen an den jeweiligen Anlass. Die markierten Textbereiche bitte jeweils individuell ausfüllen. Erst dann kann die Erklärung an die Betroffenen weitergeleitet werden. Die Einwilligungserklärung teilt sich auf in die eigentliche zweiseitige Erklärung und einen zweiseitigen Anhang mit aufklärenden Infos zum Datenschutz. Bei doppelseitigem Druck sind pro Person zwei Blätter auszuhändigen.